忘年会の席決め問題！幹事の独断で決めるのは大丈夫？

忘年会の幹事を任されたら・・・

数年前の10月、入社5年目の私は、先輩から突然「今年の課の忘年会の幹事をお願いする」と言われました。当時の私は、まだサラリーマンとしての経験が浅く、人付き合いが苦手で、さらにあがり症ということもあり、どうすればよいのか全くわからず、非常に焦ったのを覚えています。

その年の忘年会は、何とか先輩の助けを借りて（実際にはほとんど先輩にやってもらいましたが）無事に終えることができました。しかし、バタバタと忙しく、美味しい食事やお酒を楽しむ余裕は全くありませんでした。

初めて幹事を任されると、何をすればよいのか本当にわからないものです。
ネットで色々と調べたり、先輩、上司に聞いたり・・・
事前の準備については先輩がアドバイスをくれることもありますが、当日の進行は自分でしっかりと頑張る必要があります。決まったものは仕方ありません。途方に暮れている暇はないのです。

今回は、忘年会当日の進行のコツや、席決めの方法について詳しく見ていきましょう。

何といっても段取りが大事です。
初めての幹事でも、必要なことをしっかり把握して段取りを整えておけば大丈夫です。
何回も自分の頭で忘年会の様子を想像しながらシュミレーションしたものでした。
繰り返していくうちに気持ちに余裕ができましたね。
当日にバタバタして失敗することも少なくなります。

まずは、忘年会当日までにやっておかなければならないことを確認しましょう。

初めての幹事なら、何をどうすれば良いのか分からないのが普通です。
会社の風習や昨年の忘年会の進行などを先輩に聞いて、アドバイスをもらいましょう。
また、経験をしっかりと記録しておくことも重要です。
来年は自分が後輩に教える立場になるかもしれません。

忘年会当日は、何が起こるか分かりません。前日まで頼っていた先輩もお酒が入って使い物にならないかもしれません。
そのため、当日やるべきことを整理して、不安を少しでも減らしておきましょう。

忘年会当日、開始前と開始後に分けて考えるとわかりやすいです。

忘年会の案内を出してから時間が経つと、日時を忘れてしまったり、勘違いする人がいるかもしれません。再度、次のことを参加者に伝えておきましょう。
また社長や上司など挨拶をお願いしないといけない方には日程の連絡とともに初めの挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶をあらかじめお願いして了承を得ておきましょう。

忘年会当日は、仕事を早めに片付け、一番最初にお店に行くようにしましょう。幹事がお店に着いて確認しておきたいポイントは次の通りです。

人数が多いと現地での会費の徴収が大変です。事前に徴収しておくのが望ましいです。
事前に徴収できなかった人から現地で徴収するようにし、チェックリストを作成しておくとスムーズです。チェックリストは必須ですね。

参加者が集まったら、まず「席決め」を行います。友達同士の忘年会なら自由に座っても問題ありませんが、会社の忘年会では座る位置にも注意が必要です。

上座には会社の役職がある方の席を準備しましょう。一般的な順番は次の通りです。

上座は、入口から一番離れた席が一般的ですが、和室の場合は床の間の前が上座となるので注意が必要です。

幹事は料理やお酒が運ばれてきたり、追加注文などお店の人とのやり取りがあるため、出入り口付近の席が都合が良いです。また、来客の対応や座席の指示も出しやすいです。

上司の席が決まったら、他の席はくじ引きで決めるのがおすすめです。くじ引きなら、席順への不満も少なくなります。

これだけで、席決めが簡単にできます。

初めての幹事は友達同士の忘年会とは勝手が全く違い、何をどうすればいいのか分からないものです。日程を決め、お店を決め、当日までにやらなければならないことが多くあります。会社の慣習もあるので、先輩に相談するのが一番です。

当日、参加者が楽しく過ごせるかどうかは幹事の最後のひと踏ん張りで決まります。
覚悟を決めてしっかりと段取りを整えれば、きっと「段取りが上手だなぁ」と評価されることでしょう。幹事自身が忘年会を楽しめることが大事ですね。

これから幹事を任される方々にとって、この情報が少しでも役立ち、楽しい忘年会を成功させる手助けとなれば幸いです。